La fine dell’anno rappresenta un momento importante per ogni impresa. Oltre a fare un bilancio dei risultati raggiunti, è necessario verificare che la situazione contabile sia aggiornata e che tutte le operazioni effettuate durante l’esercizio siano state correttamente registrate. La chiusura contabile, infatti, non consiste semplicemente nel raccogliere i documenti e predisporre il bilancio a fine anno, è un’attività che richiede controlli puntuali da avviare con il giusto anticipo per individuare eventuali incongruenze.
Vediamo, di seguito, quali sono le operazioni contabili necessarie per una chiusura d’esercizio efficiente.
Riconciliazioni bancarie: verificare la corrispondenza dei movimenti.
Uno dei primi controlli da effettuare riguarda la riconciliazione dei conti bancari. È importante confrontare gli estratti conto con le registrazioni presenti in contabilità verificando che tutti i movimenti siano stati correttamente rilevati.
Bonifici, commissioni bancarie, addebiti, incassi e pagamenti devono trovare una corrispondenza nelle scritture contabili. Eventuali differenze devono essere analizzate per individuare operazioni non registrate, errori o movimenti ancora da contabilizzare.
Crediti e debiti: controllare le posizioni aperte.
La chiusura contabile richiede una verifica delle posizioni creditorie e debitorie dell’azienda.
Per quanto riguarda i crediti è opportuno controllare le fatture ancora da incassare, verificare le scadenze e individuare eventuali situazioni di insolvenza o ritardi nei pagamenti.
Sul fronte dei debiti, invece, occorre accertarsi che le fatture da saldare siano correttamente registrate e che non risultino importi mancanti o non aggiornati.
Questa verifica permette di avere una rappresentazione più attendibile della situazione finanziaria dell’impresa e di individuare eventuali criticità nella gestione degli incassi e dei pagamenti.
Cespiti e ammortamenti: aggiornare il registro dei beni aziendali.
Un altro aspetto da non trascurare riguarda i beni strumentali dell’impresa come macchinari, attrezzature, arredi, computer e automezzi. È necessario verificare che gli acquisti e le eventuali dismissioni siano stati correttamente registrati, aggiornando il libro cespiti e controllando la corretta applicazione delle quote di ammortamento.
La verifica consente di accertare che il valore dei beni presenti in contabilità sia coerente con la situazione effettiva dell’azienda.
Compensi all’amministratore: verificare delibere e pagamenti.
Prima della chiusura dell’esercizio è opportuno verificare anche la posizione relativa ai compensi degli amministratori. Occorre controllare che gli importi siano stati correttamente deliberati, contabilizzati e, ove previsto, effettivamente corrisposti entro i termini richiesti per il relativo trattamento fiscale.
È importante, inoltre, verificare la documentazione che giustifica i compensi e la corretta gestione degli eventuali adempimenti fiscali e contributivi.
Rimanenze di magazzino: prepararsi all’inventario.
Per le imprese che gestiscono merci, materie prime o prodotti finiti, la verifica delle rimanenze rappresenta un passaggio fondamentale.
È consigliabile predisporre per tempo le attività di inventario verificando le giacenze fisiche e confrontandole con le quantità risultanti dalle registrazioni di magazzino.
Eventuali differenze, prodotti obsoleti o merci danneggiate devono essere individuati e documentati così da consentire una corretta valutazione delle rimanenze alla fine dell’esercizio.
Fatture da ricevere ed emettere: non trascurare le operazioni tra la fine e l’inizio dell’anno.
Non tutte le operazioni relative all’esercizio risultano necessariamente già documentate da una fattura al momento della chiusura contabile.
Per questo motivo è importante individuare le fatture da ricevere relative a beni e servizi già acquistati o prestati nell’esercizio e verificare la presenza di eventuali fatture da emettere per operazioni già effettuate ma non ancora fatturate.
L’obiettivo è assicurare che costi e ricavi siano imputati all’esercizio corretto nel rispetto del principio di competenza economica e delle specifiche regole contabili e fiscali applicabili.
Costi di competenza: verificare la corretta imputazione.
Un controllo altrettanto importante riguarda i costi e i ricavi che, pur essendo stati pagati o incassati in un determinato momento, si riferiscono economicamente a un esercizio diverso.
È il caso, ad esempio, di canoni assicurativi, affitti, abbonamenti e servizi pagati anticipatamente oppure di spese maturate nell’anno ma non ancora sostenute finanziariamente.
Individuare queste situazioni permette di verificare la corretta imputazione temporale delle operazioni attraverso gli eventuali ratei e risconti, evitando che il risultato economico dell’esercizio venga alterato da registrazioni non coerenti con il principio di competenza.
Documentazione mancante: recuperare tutto prima della chiusura contabile.
Infine è fondamentale verificare che la documentazione contabile sia completa e disponibile.
Fatture, ricevute, note spese, contratti, documenti relativi agli acquisti e giustificativi di pagamento devono essere raccolti e archiviati correttamente.
Eventuali documenti mancanti o informazioni incomplete dovrebbero essere segnalati e recuperati prima della chiusura dell’esercizio evitando ritardi e difficoltà nella fase di predisposizione del bilancio.
Una chiusura contabile corretta parte da una buona pianificazione
La chiusura contabile di fine anno non dovrebbe essere considerata un semplice adempimento amministrativo ma un’attività di verifica che permette all’impresa di conoscere con maggiore precisione la propria situazione economica, patrimoniale e finanziaria.
Anticipare i controlli significa avere più tempo per individuare eventuali anomalie, correggere le registrazioni e predisporre una documentazione completa, riducendo il rischio di errori e rettifiche successive.
Il supporto di un professionista diventa quindi fondamentale non soltanto nella fase conclusiva, ma durante tutto il processo: un affiancamento costante permette di affrontare la chiusura dell’esercizio con maggiore consapevolezza e di utilizzare i dati contabili come uno strumento utile per programmare le scelte aziendali future.
